Dokumen Microsoft Word mungkin akan ditampilkan berlainan pada metode yang berlainan karena adanya perbedaan antar metode, sering kali kita mengatakan bahwa formatnya rusak / amburadul. Membuat file dokumen Microsoft Word yang sama/identik seringkali diproses dengan hasil yang berbeda.
Saya mempunyai dokumen yang dibuat memakai Ms. Word dan mempunyai 226 halaman. Ketika aku mengirimnya ke sobat aku, yang menggunakan model Word yang lebih gres, tampilannya sangat berlainan dan memiliki lebih dari 330 halaman. Bagaimana aku mampu mengirim dokumen terhadap klien dengan tampilan yang serupa? Juga, mereka mengharapkan versi PDF, yang tidak terlihat mirip dokumen Word. Bagaimana saya mampu membuat dokumen Word terlihat seperti PDF?
Dokumen Ms. Word memang tidak pernah dimaksudkan untuk didistribusikan kepada orang lain untuk dibaca. Teman anda benar, itulah gunanya PDF, supaya mereka mendapat tampilan dokumen yang sama.
Singkatnya, hal ini membicarakan ihwal performa, cetakan, atau printer.
Beda Printer, Beda Cetakan
Pengolah kata seperti Ms. Word pada umumnya dirancang untuk menciptakan dokumen yang siap dicetak di daerah yang serupa. Ketika Ms. Word memperlihatkan dokumen dalam print layout atau page view, hal tersebut memakai karakteristik printer yang dikala ini diseleksi untuk menentukan seperti apa dokumen itu saat dicetak.
Karakteristik printer sangat bermacam-macam. Margin default, ukuran kertas, dan perbedaan yang lain dalam kesanggupan maupun konfigurasi mungkin dapat menciptakan dokumen tampak sangat berbeda dikala dilihat atau dicetak pada sistem/komputer lain.
Beda Sistem, Beda Tampilan
Perbedaan umum lainnya yakni font sistem, yang mungkin berlainan pada tata cara yang berlawanan.
Jika Anda menciptakan dokumen menggunakan satu font yang kebetulan diinstal pada komputer Anda, dan lalu melihatnya di sistem lain di mana font tersebut tidak ada/tidak terinstall, semuanya akan terlihat berbeda. Word akan menggantikan sesuatu yang “seperti” dengan font yang Anda gunakan. Sayangnya, kata “mirip” disini tidak selalu hampir sama, dan bisa sangat jauh berlawanan dari yang anda harapkan.
Solusinya: Konversi ke PDF
Format file PDF secara khusus dibentuk untuk menyelesaikan persoalan ini. PDF, yang ialah singkatan dari “Portable Document Format”, dirancang untuk menampilkan hasil yang persis sama di mana-mana, bahkan di aneka macam tata cara operasi, apa pun karakteristik metode atau printernya.
Versi Microsoft Word yang modern ataupun pengolah kata yang lain mampu menyimpan ke format PDF secara langsung (lewat menu “save as” ataupun “export“). Pembuatan PDF bertindak seperti “printer” digital. Antarmuka yang digunakan untuk menyimpan PDF sungguh mirip dengan antarmuka yang dipakai untuk mencetak dokumen.
File PDF yang dihasilkan mampu dilihat di mana saja dengan software pembaca PDF dan harusnya dapat terlihat atau bahkan dicetak sama persis dengan PDF aslinya.
Beberapa software 3rd party Gratis yang mampu anda coba, kalau Ms Word anda tidak mampu mengubahnya ke PDF (klik untuk menuju ke situsnya):
Kelemahan PDF
PDF bukanlah format dokumen yang dirancang untuk diedit. Namun, bergantung pada kemampuan dokumen ataupun software pembaca PDF nya, mungkin mampu hingga batas tertentu, namun hal itu bukan merupakan tujuan dibuatnya PDF. Anggap saja PDF adalah format read-only (cuma bisa dibaca).
Jika yang diharapkan ialah bertukar dokumen sehingga orang lain mampu mengedit dan membuat pergeseran, maka format “.doc” dan “.docx” pada Ms. Word adalah format yang diharapkan. Namun, jangan berharap dokumen tersebut akan terlihat sama di kawasan lain.
Kesimpulan
Gunakan alat yang tepat dalam sebuah pekerjaan (right tool for the right job).
Saat mengembangkan dokumen jadi dengan orang lain, selalu gunakan PDF. Buatlah dokumen yang mana hasil performa pada PDF keluar seperti performa yang inginkan, lalu bagikan dengan sahabat anda.
Jika Anda perlu membuatkan dokumen yang dapat diedit dalam format Word, ketahuilah bahwa dokumen itu mungkin tidak akan menampilkan atau mencetak sama persis di tempat lain.
______________
Author:
Notenboom, Leo. 2018. Why Does My Microsoft Word Document Display Differently on Different Computers?. askleo.com